Prowadzenie księgowości
Posiadanie firmy wiąże się bezpośrednio z potrzebą prowadzenia księgowości. Na podstawie dowodów księgowych zapisywane są wszystkie zdarzenia finansowe zachodzące w firmie, za pomocą czego zdecydowanie łatwiej analizować wydatki. Dowody księgowe obejmują m.in. dane na temat zakupów i sprzedaży, wydatków czy inwestycji firmy oraz dane z zakresu podatków czy wynagrodzenia pracowników. Z uwagi na to, że księgowość jest ważnym oraz rozbudowanym działem właściwie każdej firmie, w zależności od jej wielkości potrzebna jest księgowa, współpraca z biurem rachunkowym albo cały wydział odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Istnieją dwa podstawowe sposoby prowadzenia księgowości, są to: księga handlowa, inaczej pełna księgowość oraz księga przychodów i rozchodów, inaczej księga podatkowa. Przepisy wskazane w ustawie o rachunkowości regulują zasady, które wskazują, które firmy powinny mieć księgę handlową, a jakim wystarczy księga przychodów i rozchodów. W zależności od formy działalności gospodarczej oraz od charakteru firmy oraz przychodu roku obrotowego.
Sposoby prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najobszerniej rozbudowana metoda rozliczeń. Przez dokładne dane pokazuje sytuację finansową firmy: płynność, rentowność oraz gospodarność finansową. Na podstawie pełnej księgowości działalność rozlicza się z organami podatkowymi. Według ustawy o rachunkowości do posiadania pełnej księgowości zobowiązane są na przykład spółki handlowe w tym osobowe, kapitałowe oraz spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w sytuacji, gdy ich przychodem są wyłącznie składki członków, a także powiaty, województwa, gminy oraz ich związki. Oprócz tego księgę handlową prowadzą osoby fizyczne, cywilne spółki osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz spółki partnerskie, gdy w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów oraz operacji finansowych miały co najmniej równowartość 2.000.000 euro w złotówkach.
Natomiast księga przychodów i rozchodów jest formą uproszczonej księgowości. Wpisy na temat przychodów i rozchodów muszą zawierać w tym wypadku spis dochodów, przychodów i kosztów z podziałem na podatkowe zwolnienia. Do zestawień w księgowości uproszczonej muszą być uzupełnione także ewidencje środków trwałych, pracowników, a także wykaz dochodów zwolnionych z podatku we wcześniejszych latach. Uproszczoną księgowość prowadzą osoby fizyczne, cywilne spółki osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz partnerskie spółki, jakich przychód roku obrotowego nie jest wyższy 2.000.000 euro w złotówkach.
Sposób prowadzenia księgowości zależy od działania firmy, jej charakteru, wielkości oraz struktury. O tym, której metodzie prowadzenia księgowości musi podlegać dana działalność gospodarcza zawsze warto skonsultować ze specjalistą. Dla porównania zakładając firmę z pomocą księgowej, przedsiębiorca z łatwością uzyska porady wprost od księgowej, która metoda okaże się najodpowiedniejszą.
Księgowość elektroniczna
Podobnie jak w pozostałych branżach, w księgowości także powstają nowoczesne metody technologiczne. Znacznym udogodnieniem w prowadzeniu działalności są przygotowane w ciągu ostatnich lat specjalne komputerowe programy, oferujące kompleksowe prowadzenie ksiąg. Z reguły tego rodzaju programy da się wykupić na własność lub w abonamencie. Znaczna część biur rachunkowych używa tych programów, głownie dlatego, że księgowość elektroniczna jest dużym ułatwieniem dla pracy samej księgowej, a także wygody przedsiębiorcy. Wśród wielu opcji w elektronicznej księgowości zawierają się: możliwość sprawnego i szybkiego przekazywania, wystawiania, a także zbierania dokumentów, modyfikacji planów kont, prostego podglądu finansów albo dojścia do informacji o podatkach i składkach ZUS. Przeważnie program elektronicznej księgowości jest wyjątkowo łatwy w obsłudze, a wszystkie aktualizacje pilnują, żeby program był zawsze zgodny z aktualnymi przepisami.
W jaki sposób podejmować współpracę z księgową?
Możliwości współpracy z księgową są zróżnicowane. W wypadku dużych firm, w któ®ych jest bardzo dużo wytwarzanych danych księgowych, najmocniej sprawdza się zatrudnienie księgowej (albo nawet zatrudnienie całego działu księgowego) na etat. W sytuacji mniejszych i średnich firm często wykorzystywaną praktyką jest załatwianie księgowości, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym. Niezbędne we współdziałaniu z księgową jest ustalenie narzędzi, z jakich będą używać dwie strony, żeby w jak najbardziej szybki sposób przekazywać dokumenty oraz podejmować działania w księgowości. W księgowości należy bezwzględnie pilnować terminów, ze względu na to wszystkie dokumenty, za każdym razem kompletne oraz jak najpoprawniej opisane powinny dotrzeć do księgowej w odpowiednim czasie. Ponadto potrzebna jest także sprawna komunikacja. Elementem komunikacji oddziałującym na jak najlepszą współpracę, na który warto zwrócić uwagę jest szybki przepływ informacji. Księgowa musi mieć dojście do elementarnych danych finansowych oraz sytuacji firmy, żeby móc rzetelnie wykonywać swoją pracę.